DSN Civil Service : Nous vous expliquons tout !
Qu’est-ce que le DSN ?
La déclaration sociale nominative, ou DSN, s’est imposée depuis la loi du 22 mars 2012 avec une mission claire : épargner aux employeurs la multiplication des tâches administratives sur la gestion du personnel. Tout s’y retrouve : congés, interruptions de travail, contrats rompus, les formalités sont désormais unifiées.
Obligatoire dans le secteur privé depuis janvier 2017, la DSN repose sur une logique simple : réunir toutes les informations sociales dans une déclaration mensuelle, dématérialisée, adressée à différents organismes chargés de la protection sociale.
La liste des premiers concernés mérite d’être explicitée :
- CPAM
- URSSAF
- Organismes complémentaires
- Pôle emploi
- Centre financier
- Caisses spécifiques
- d’autres encore selon les cas particuliers
En faisant du DSN le point de passage unique pour l’ensemble de ces démarches, on évite un empilement de formalités désuètes. En matière de recouvrement ou de gestion des droits sociaux, la CPAM et l’URSSAF sont les piliers du dispositif.
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Les données transmises dans la DSN proviennent directement du logiciel de paie. On y retrouve :
- Les montants de la rémunération et toutes les données liées au salaire de chaque collaborateur
- Le détail des cotisations pour chaque partie, aussi bien salariés qu’employeurs
- L’identification du personnel, via le NIR (numéro de sécurité sociale) ou, à défaut, un NTT (numéro technique provisoire, utilisable pendant trois mois en attendant l’obtention d’un NIR)
- L’identification de l’employeur grâce au numéro SIRET
- La date de paiement des cotisations telle que prévue dans le contrat
La DSN centralise ainsi des données individuelles et collectives, ce qui facilite la gestion pour toutes les parties.
Quick’Conseil : Rédigez chaque déclaration en tenant compte de la structure juridique et administrative réelle : prendre les devants limite les surprises, notamment lors d’un changement d’affectation. Le format DSN respecte la norme NEODES, dont le contenu et les exigences évoluent régulièrement pour intégrer les nouveaux besoins réglementaires fixés par les partenaires sociaux.
Sur le plan pratique, deux formes de DSN existent :
- DSN mensuelle : elle synthétise toutes les informations du mois écoulé, y compris les corrections ou compléments nécessaires.
- DSN événementielle : elle intervient lors de circonstances précises :
- Interruption du travail
- Reprise du poste après arrêt
- Fin ou rupture d’un contrat de travail
Dans ces cas, il faut transmettre la déclaration dans les cinq jours à partir de la connaissance de l’événement.
Les bénéfices constatés avec la DSN
Depuis qu’elle s’impose au secteur privé, la DSN fusionne, chaque mois, des formalités auparavant dispersées. Les données sont mieux structurées, les droits des salariés sont suivis avec plus de rigueur ; les organismes disposent d’informations à jour, ce qui améliore leurs interventions. Autre atout : la confidentialité mieux protégée à chaque étape.
Le non-respect de la DSN n’est pas sans conséquence. Le barème des pénalités s’applique sans détour :
| Types d’infractions | Pénalités |
| Omission de déclaration via la DSN | 17,14 € par salarié. Plafond porté à 10 000 € si l’effectif dépasse 2 000, sinon 750 € par société. Pour d’autres décrets applicables : plafonnement à 750 € par mois et par entreprise. |
| Retard de dépôt | 51 € par salarié, plafonné à 5 142 € par an et par entreprise si le retard ne dépasse pas 5 jours. |
| Oublis dans la déclaration | 51 € par salarié ou assimilé et par mois de retard, même plafond. Les autres oublis : 17,14 € par salarié ou employeur sauf régularisation dans les 30 jours. |
| Erreurs ou inexactitudes | Sous-évaluation de salaire : 34,28 € par salarié. Autres erreurs ou oublis : 11,32 €, régularisation possible sous 30 jours sans sanction. |
Le fichier DSN, quant à lui, est un fichier plat, souvent au format CSV, organisé par blocs et balises précises. Les informations s’articulent autour de codes clairs :
| Données | Balise | Exemple |
|
Numéro de sécurité sociale Nom Prénom Sexe |
S20.G00.30.001 S20.G00.30.002 S20.G00.30.004 S20.G00.30.005 |
173021300502517 KENT Clark 1 |
DSN et secteur public
Le décret du 28 novembre 2018 donne la marche à suivre : la DSN débarque progressivement parmi les organismes publics et collectivités, avec une généralisation lancée dès janvier 2020. La loi d’août 2018 en posait les bases, et fin 2019, déjà 70 % des Siren du secteur public étaient concernés. L’ACOSS, responsable de la gestion de la trésorerie de la Sécurité sociale, pilote ce mouvement d’ensemble.
Déclarations remplacées dans le secteur public
Pour bien situer l’apport de la DSN, voici un tableau des déclarations qu’elle remplace ou supprime à terme :
| A partir de 2020 | A partir de 2022 |
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DADS-U PASRAU DOETH |
DUCS |
À mesure que la DSN s’impose, les anciens dispositifs (DADS-U, DUCS) cessent d’être utilisés.
Pourquoi faire table rase des anciennes déclarations ?
À propos du DADS-U
Jusqu’en 2019, le DADS-U, la déclaration annuelle de données sociales, devait être déposée chaque année avant le 31 janvier. Son passage de relais vers la DSN se fait toujours au 1er janvier. Sans un cycle complet de douze DSN mensuelles, impossible de basculer : les établissements concernés finalisent le changement en janvier suivant.
PASRAU : la fin d’une interface fiscale atypique
Depuis janvier 2020, ceux qui déclaraient par PASRAU doivent désormais le faire via DSN. Deux groupes subsistent : ceux d’ores et déjà intégrés à la DSN, et ceux qui doivent encore acter la transition rapidement. Durant cette période de bascule, maintenir une double déclaration expose à des erreurs d’imposition sur les fiches de paie, à éviter absolument.
DOETH : emploi des travailleurs handicapés
Jusqu’en 2020, la DOETH, déclaration annuelle concernant l’emploi de salariés en situation de handicap, était exigée avant mars. La réforme rend désormais cette déclaration mensuelle, à travers la DSN, depuis janvier 2020. Les quotas non atteints donnent lieu à la contribution financière correspondante.
Quick’Conseil : Pour signaler l’emploi d’un salarié en situation de handicap, renseignez le bloc « Contrat » du DSN avec la qualité BOETH et la catégorie dédiée. Ce point technique fait l’objet d’une documentation spécifique.
DUCS et DSN : la cohabitation se termine
Les employeurs publics n’ayant pas encore adopté la DSN restent tenus à la DUCS pour les déclarations URSSAF jusqu’à leur intégration complète, attendue en 2022.
Employeurs publics concernés
Trois catégories sont visées pour l’obligation DSN à partir du 1er janvier 2022 :
- Fonction publique d’État
- Fonction publique hospitalière
- Fonction publique territoriale
Le calendrier DSN dans le secteur public
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1er janvier 2020 |
1er janvier 2021 |
1er janvier 2022 |
L’entrée en DSN dépend du profil d’employeur et de l’effectif comptabilisé au 31 décembre 2017. Les collectivités respectant les prérequis de 2020 peuvent exceptionnellement reporter au passage en 2021 sans sanction. Pendant ce délai, PASRAU et DUCS restent d’actualité ainsi que le DADS-U pour l’année de transition. À noter : l’anticipation du changement n’est pas permise en 2020.
Pour une bascule courant 2021, le délai est ferme : aucune extension possible pour l’adoption en 2022.
Transmettre la DSN : mode d’emploi
Outils pour une transmission sans accroc
À l’étape préparatoire, l’outil DSN-Val contrôle la conformité technique des fichiers. Ce logiciel, accessible gratuitement, vérifie que la norme NEODES est respectée. Côté SIRET, un outil dédié sur net-entreprises.fr facilite la validation de l’identifiant établissement.
Pour chaque première déclaration, il existe un parcours à suivre :
Les dépenses de personnel oscillent entre 20 % et 80 % du budget des organisations. Le suivi attentif de la DSN devient le garde-fou contre toute dérive.
1. S’informer en amont
Première étape : consulter les ressources DSN secteur public, vérifier quelles déclarations sont concernées et s’assurer de bien décrypter les consignes techniques.
2. S’inscrire
La création du compte « collectivité » se fait en ligne. Celui qui crée le compte devient administrateur, il est ensuite libre d’accorder des accès à d’autres collaborateurs.
3. Contrôler la compatibilité du logiciel de paie
Une vérification du respect de la norme NEODES s’impose : sans cela, la DSN ne sera jamais générée correctement.
4. Vérifier la validité des informations
Un contrôle préalable porte sur deux points clés :
- L’exactitude du numéro SIRET, via le module DSN
- L’authenticité des numéros de sécurité sociale (NIR) grâce au rapport d’identification des salariés
Chaque agent rémunéré par la structure doit figurer dans la DSN. Après intégration en paie, un passage par DSN-Val puis, si besoin, des tests DSN (codes test et réel : S10.G00.00.005 = 01 ou 0) permettent d’affiner la vigilance. Les anomalies sont remontées par mail pour correction.
5. Déposer la DSN : deux chemins possibles
Pour déposer la DSN, deux parcours :
- Transmission automatique : le logiciel de paie dialogue directement avec l’API DSN, si l’éditeur l’a prévue.
- Dépôt manuel sur le tableau de bord DSN du portail spécialisé
API et mode manuel : fonctionnementL’API DSN offre la communication automatique entre votre logiciel de paie et la plateforme de déclaration, sans étape intermédiaire.Si ce mode n’est pas accessible, il reste la saisie manuelle.
L’application API relie paie et système déclaratif.
En cas d’échec d’envoi, deux scénarios sont possibles :
1) Contrôle bloquant : la DSN est rejetée, le fichier doit être corrigé et renvoyé.
2) Contrôle non bloquant : la DSN est acceptée mais des messages d’erreur précisent ce qu’il faut corriger. La fonction « Annuler et remplacer » s’applique alors.
Des ressources pratiques détaillent le fonctionnement de chaque procédure, notamment sur la gestion de l’annulation et du remplacement successive de DSN.
- Comment traiter les DSN annulées et remplacées ?
- Combien de DSN « annuler et remplacer » autorisées ?
6. Suivre le retour d’envoi
Après l’envoi, il s’agit de surveiller l’état d’acceptation et de transfert. Des tableaux de bord permettent un suivi rigoureux. On y retrouve quatre formats de retour :
1. Rapport annuel
2. Certificat de conformité
3. Signalement des anomalies
4. Rapport d’identification des salariés
Selon la méthode d’envoi, ces documents sont accessibles sur le tableau de bord ou téléchargés automatiquement.
7. Calendrier des échéances
La date limite varie selon la taille :
Pour les structures de plus de 50 personnes, la DSN doit arriver avant le 5 du mois suivant.
Pour les autres, avant le 15.
Il est possible de déposer en avance. Pendant la période déclarative, il reste envisageable de corriger :
– Si l’envoi a été accepté : utiliser la fonction « annuler et remplacer » jusqu’à la veille
– Si refusé : corriger et effectuer un nouvel envoi en tant que DSN « première »
Une fois le délai dépassé :
– Les pénalités tombent
– L’option « annuler et remplacer » n’est plus offerte
– Les corrections nécessaires sont à intégrer dans la DSN suivante
– La conformité de l’envoi est attestée par un certificat spécifique
Lexique DSN dédié au public
Un glossaire spécifique au vocabulaire DSN dédié au secteur public peut être consulté sur les sites institutionnels pour ne pas perdre pied face à la terminologie.
5 questions fréquentes à propos de la DSN
Voici quelques situations régulièrement soulevées sur le terrain :
L’entreprise n’emploie pas de salariés certains mois : il faut envoyer une « DSN nil », c’est-à-dire une déclaration à zéro.
En cas de décalage de paie (salaire versé le mois suivant l’activité), la DSN correspondant à la paie de décembre doit être soumise en janvier de l’année suivante. Les employeurs qui entrent en DSN en 2021 ou 2022 suivent la même règle : déclaration des paies de décembre avec échéance reportée en janvier.
Lorsqu’un employeur gère plusieurs structures, chaque SIRET impose sa propre DSN à transmettre.
Si la bascule DSN n’a pas été faite au 1er janvier 2020, la transition depuis le DADS ne s’effectue qu’au 1er janvier de l’année suivante, entre-temps, l’ancien schéma reste appliqué.
Pour aller plus loin : documentation officielle
Un guide complet existe pour planifier le passage à la DSN : étapes, calendriers, outils recommandés. Des ressources techniques permettent de mieux préparer chaque adaptation, y compris le mois principal déclaré (MPD), qui correspond au mois d’emploi lié au salaire déclaré.
Sources : Le site net-entreprises, le guide DSN secteur public « Mémo pour vous accompagner », définition CPAM, Article 35 de la loi du 22 mars 2012, documents techniques DSN, textes officiels et FAQ institutionnelles. Les évolutions de la DSN sont aussi consultables sur les livrets techniques à jour et les supports sectoriels.
L’ère de la DSN ne se limite pas à une révolution technique, elle change les règles du jeu entre employeurs, administrations et salariés. Un chantier où la transparence ne tolère plus l’approximation : inutile de reculer devant le cap, l’avenir de la gestion sociale passe par là.
