Une fois que vous êtes affecté au rôle de chef de projet, aimeriez-vous continuer à développer un diagramme de Gantt complet et efficace ? Il s’agit d’un puissant outil de planification qui vous permet de visualiser l’avancement des tâches d’un projet.
Je vous propose ici un guide complet de cet outil de gestion. Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ? Pourquoi l’utiliser ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Ou comment créer un tableau de Gantt ?
A lire également : Les outils indispensables pour accroître l'efficacité en entreprise
Pour une liste complète des outils de gestion dont un responsable a besoin, consultez mon article : Outils de gestion : les 20 meilleurs outils du gestionnaire
Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?
A lire aussi : Quelle est le salaire d'un comptable ?
Définition d’un diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil simple et pratique pour planifier en détail un projet spécifique. Il a été inventé par Henry Laurence Gantt, un consultant en gestion américain, pour améliorer l’organisation des entreprises.
Outre un graphique PERT , cet outil fournit un aperçu en temps réel des tâches d’un projet. En outre, il est utilisé pour suivre le développement d’un projet et l’avancement des tâches connexes.
De plus, les tâches peuvent être distribuées à toutes les personnes impliquées dans le projet. Il fournit également les dates de début et de fin de chaque tâche. (et donc la durée à respecter). Il s’agit donc d’un outil de communication indirecte entre les membres d’une équipe.
Lisez aussi : Outils de communication professionnels : le top 10
Quels sont les composants d’un diagramme de Gantt ?
En raison de son objectif, un diagramme de Gantt doit inclure quelques éléments essentiels :
- Les tâches nécessaires à la réalisation d’un projet (grâce à une ventilation de projet selon la méthode WBS )
- Les dates de début et de fin de chaque tâche
- La durée d’un projet
- Qui est impliqué dans chaque tâche
- Liaison et planification entre les tâches
Découvrir : Comment créer le tableau de bord de votre projet ?
Pourquoi créer un diagramme de Gantt ?
Il existe de nombreuses utilisations pour un diagramme de Gantt . Cet outil de planification s’adapte à tout type de projet, quels que soient sa taille et sa portée d’activité. Dans ce qui suit, je liste les différentes fonctions.
- Planification complète des tâches : Un tableau de Gantt est utilisé pour planifier toutes les tâches d’un projet avec leur date d’échéance. Cela vous permet de visualiser toutes les activités que vous souhaitez effectuer et la durée prévue de chaque activité. D’autre part, il est utilisé pour montrer les chevauchements possibles entre les différentes tâches afin de déterminer quelles activités se déroulent en même temps.
- Meilleure organisation du travail : Le calendrier de Gantt offre une gestion du travail mieux organisée. Il vous permet de mieux gérer les priorités et de planifier les tâches. En outre, il permet d’organiser les tâches de toute urgence, Priorisez les activités et prévoyez les retards éventuels.
- Communication flexible et facile : Le tableau de Gantt est avant tout un outil de communication indirecte entre les membres de l’équipe. Cela simplifie donc la compréhension de l’avancement des tâches. En fait, chaque personne peut suivre l’avancement des tâches des autres membres pour savoir quand c’est à eux de commencer leur activité. Vous pouvez également utiliser un code couleur pour spécifier certains points critiques (une tâche retardée, un délai, une nouvelle tâche inattendue, etc.)
Comment créer un diagramme de Gantt ?
Pour améliorer votre tableau de Gantt, je vais vous montrer un processus en 4 étapes. C’est parti !
Découpez les tâches
La première étape importante de la création d’un diagramme de Gantt consiste à ventiler les tâches du projet. Il s’agit d’énumérer les différentes activités et sous-activités qui composent chaque projet. Pour ce faire, nous devons d’abord développer un diagramme de flux de travail. (Structure du flux de travail). En d’autres termes, découper le projet en éléments plus petits et donc plus faciles à gérer. Notez donc toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet et la durée estimée de chaque projet.
Par exemple, si votre projet consiste à démarrer un nouveau produit, l’une des activités les plus importantes est le « marketing ». Vous pouvez décomposer cette activité comme suit :
- Définir la gamme de produits
- Préparer un fichier de prospects
- Mener une communication commerciale
- Identifier le réseau de vente
Lister les dépendances entre les tâches
L’étape suivante consiste à identifier les dépendances entre les différentes tâches. En d’autres termes, il s’agit de spécifier les tâches dont dépend une activité pour qu’elle puisse être exécutée. Souvent, vous ne pouvez pas démarrer une tâche si la tâche précédente n’est pas encore terminée. Assurez-vous donc de planifier les activités en vous demandant pour chaque tâche : quelle est la tâche qui la précède ou la suit ? Créez ensuite un diagramme des liens qui montrent les dépendances entre les tâches.
Mise en œuvre d’un plan de projet
Une fois que la liste des dépendances entre les tâches est prête, il est temps de définir un calendrier de projet. Il s’agit de se demander : combien de temps disposez-vous pour réaliser le projet ? Envisagez une certaine marge de manœuvre si le projet est retardé. Pour estimer correctement la durée du projet, vous pouvez consulter l’avancement des projets précédents. Il est également important de suivre le temps nécessaire pour effectuer des ajustements tout au long de l’historique des tâches. Si une tâche est retardée, assurez-vous qu’elle n’affecte pas la durée finale du projet.
Distribuer les tâches aux membres de l’
du calendrier de votre projet, vous devez désormais affecter des tâches aux différents Répartissez les membres de l’équipe. Pour attribuer correctement les rôles, vous devez tenir compte des forces et des faiblesses de chaque rôle. Dans quelle activité tout le monde excelle-t-il ? En raison
Pour avoir une idée des compétences de chacun, passez en revue ses performances dans les projets précédents, ses diplômes et certifications, ainsi que sa personnalité. Il est également important de prendre en compte le temps dont dispose chaque membre. S’ils sont déjà impliqués dans un autre projet, sachez qu’ils n’auront peut-être pas le temps de terminer la tâche dans le délai estimé.
Découvrez nos guides des principaux outils de gestion :
- Modèle PESTEL : Le guide complet
- Le vélo Deming : le guide complet
- Pyramide de Maslow : La guide complet
- La méthode SMART : le guide complet
Pour conclure
En résumé, le diagramme de Gantt est un excellent outil qui a fait ses preuves en matière de gestion de projet. Il permet de visualiser l’avancement des différentes tâches d’un projet en un rien de temps. De plus, il s’agit d’un planning complet qui présente l’avantage d’afficher les dates de début et de fin de chaque tâche qui lui est associée.
article similaire Tout ce que vous devez savoir sur l’agenda partagé
La gestion de votre temps et de celui de votre équipe est la clé du bon fonctionnement de votre Read more
La grille de gestion de Blake et Mouton : Comment l’utilisez-vous ?
Avez-vous entendu parler de la grille de gestion de Blake et Mouton ? Si ce n’est pas le cas, continuez avec votre Read more
Méthode du disque : comment cela fonctionne-t-il ?
Si vous souhaitez connaître le trait de personnalité de votre manager ou celui de vos employés, la méthode du disque s’avère être Lire
la suite Matrice d’Eisenhower : Comment gérez-vous vos priorités ?
En tant que manager, aimeriez-vous être plus productif dans votre travail ? La matrice d’Eisenhower est un outil simple En savoir plus
