Si vous êtes dirigeant d’une entreprise de plus de 10 salariés, vous savez que certains de vos salariés ont droit à des heures de délégation. En effet, il peut s’agir d’accueillir les salariés pour discuter avec eux de leurs problèmes. D’ailleurs, l’activité syndicale fait partie du dispositif des heures de délégation. En plus de cela, il faut savoir que ce temps peut aussi servir à vos salariés, la préparation des réunions CSE, mais pas seulement. Ils font le nécessaire pour réaliser les décisions prises en réunions. Dans tous les cas, il est important d’avoir un outil de gestion des heures de délégation. Vous pourrez ainsi y voir plus clair.
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Les heures de délégation en pratique
Avant toute chose, il faut savoir que certains de vos salariés, représentants du personnel, peuvent bénéficier d’heures de délégation. Ainsi, vous devez prendre en compte ces heures dans le planning de l’entreprise. En effet, quand ils utilisent les heures de délégation, ils ne sont plus à leur poste habituel. Il est donc important de vous adapter en conséquence, pour éviter que cela ait un impact sur l’activité de votre société. Mettre en place un suivi des heures de délégation est alors essentiel pour le bon fonctionnement de votre entreprise.
Quand les représentants mandatés utilisent ces heures, il est indispensable qu’ils effectuent des missions telles que réaliser des suivis des accidents du travail, mais pas seulement. Ils peuvent aussi rencontrer des salariés en souffrance ou qui rencontrent des problèmes au niveau de leur poste de travail. Ils peuvent aussi mettre en place des activités du CSE. Dans tous les cas, les heures de délégation sont essentielles pour maintenir un dialogue social de qualité avec les salariés.
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D’ailleurs, il faut savoir que le nombre d’heures de délégation varie en fonction de la taille de votre entreprise. En effet, pour une entreprise de moins de 50 salariés, vous devez donner au moins 10 heures aux représentants du personnel. Dans les cas où votre effectif est plus important, vous devez alors donner au moins 18 heures de délégation à vos représentants.
Il est important savoir que pour une entreprise de plus de 500 salariés, les heures de délégation sont fixées à 20 heures. Si un salarié a plusieurs mandats, il ne peut pas cumuler les heures de délégation.
D’ailleurs, si les heures de délégation sont prévues en amont avec l’équipe, le représentant peut aussi décider de ne pas prendre ces heures, de les reporter ou de les fractionner. Par contre, ces heures ne pourront pas se cumuler sur un seul mois. Pour que la gestion des heures de délégation ne soit pas un véritable casse-tête, il est important de vous tourner vers un outil intuitif et puissant. C’est ce que vous allez découvrir dès à présent.
Se tourner vers un outil de gestion puissant et intuitif
Quand vous devez gérer les heures de délégation de dizaines de représentants, il est possible qu’à la longue, cela soit un véritable casse-tête. Pour éviter ce type de problèmes, vous avez tout intérêt à vous tourner vers un outil de gestion puissant et qui permet de gérer vos salariés dans de bonnes conditions.
Par exemple, vous pouvez avoir accès en temps réel aux heures de délégation. De cette manière, vous pouvez prévoir les absences et remplacer les personnes le moment venu. Finalement, avec un logiciel de la sorte, vous avez toujours un coup d’avance et la gestion de vos salariés en est grandement facilitée. En quelques clics, vous avez un aperçu global des heures de délégation prises par vos salariés.
En plus de cela, vous pouvez aussi déléguer la gestion à vos représentants. Ainsi, vous responsabilisez vos représentants et vous créez par la même occasion une dynamique participative. En effet, chaque représentant a un accès au logiciel pour déclarer ou transférer les heures de déclaration. En plus de cela, il est aussi possible à vos représentants de mutualiser les heures de délégation, mais ce n’est pas tout. Vous pouvez aussi profiter d’un reporting des heures de délégation de l’ensemble de vos salariés.
Vous pouvez donc savoir le nombre d’heures prises et celles qu’ils leur restent à prendre. Vous pouvez ainsi savoir si certains de vos salariés vont avoir plus d’absences à leur poste dans les mois à venir.
En partant sur un tel logiciel, vous allez clairement soulager votre équipe RH. En effet, avec un outil de la sorte, vous pourrez gagner du temps et optimiser le planning de vos salariés. En plus de cela, vous pouvez créer une véritable dynamique de groupe, en leur laissant la possibilité d’inscrire eux-mêmes leurs heures de délégation.
Si vous envisagez d’utiliser un tel outil pour votre entreprise, vous avez tout à y gagner. En effet, vous n’aurez pas besoin de former vos salariés à ce logiciel. Comme il est facile à prendre en main, ils pourront l’utiliser tout de suite et vous soulager dans la gestion des heures de délégation.
Gérer vos heures en toute légalité
Lorsque vous envisagez de vous équiper d’un outil de gestion, il peut être intéressant de le tester en amont. Ainsi, vous pouvez faire un essai sur quelques semaines et voir si cela fonctionne. Pour éviter les mauvaises surprises, vous pouvez vous tourner vers un acteur avec une certaine notoriété, avec une dizaine d’années d’expérience à son actif.
Pour ce faire, vous pourrez demander autour de vous s’ils utilisent déjà une telle solution. De cette manière, vous pouvez très bien dans ces conditions faire jouer le bouche-à-oreille. Pour éviter les mauvaises surprises, il est fortement recommandé de partir sur un outil respectant l’ensemble de normes en vigueur en France. Ainsi, vous devez vous assurer qu’il respecte bien tout ce qui touche au RGPD. En plus de cela, si vous rencontrez le moindre problème, ou si vous avez des questions, vous pouvez joindre l’équipe technique en France. Elle vous répondra dans les meilleurs délais à vos interrogations.
Désormais, que vous ayez une entreprise de 50 salariés ou plus, vous savez à quel point la gestion des heures de délégation est importante dans votre entreprise.
