Les outils de rétroplanning en ligne sont nécessaires pour planifier et organiser avec succès tout type de projet. Ils permettent de matérialiser et visualiser graphiquement l’enchaînement des tâches à réaliser. De ce fait, ils rendent plus faciles la gestion des délais et des différentes étapes à respecter.
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Qu’est-ce qu’un outil de rétroplanning ?
Un outil de rétroplanning est un outil de gestion de projet. Il permet de planifier les différentes tâches en vue de respecter le délai imparti. Concrètement, il s’agit de les positionner sur un axe temporel en précisant leur durée et leur enchaînement logique. Cela permet de visualiser immédiatement les dépendances entre les tâches et d’ajuster au mieux le planning global pour respecter la date de livraison souhaitée.
Le rétroplanning utilise généralement un diagramme de Gantt, du nom de l’ingénieur américain qui a mis au point cette représentation graphique au début du XXe siècle. Les tâches sont représentées par des barres horizontales dont la position et la longueur reflètent leur date de début, de fin et leur durée. Selon vos projets, trouvez l’outil de rétroplanning en ligne idéal pour vos besoins.
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Les principaux avantages des outils en ligne
Les outils de rétroplanning disponibles sur Internet présentent de nombreux atouts par rapport à une gestion de projet uniquement sur document papier ou fichier local.
Le partage et la collaboration en temps réel
Contrairement aux plannings sur supports physiques, les outils en ligne permettent de partager facilement les données du projet avec les différentes parties prenantes. Il peut s’agir de collaborateurs internes ou de prestataires externes. Toutes les modifications apportées sont immédiatement visibles par tous sans délai de synchronisation. Cela facilite grandement le travail collaboratif entre équipes distantes.
L’accès depuis n’importe quel appareil
Grâce à leur version web, les outils de rétroplanning sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette. Cela facilite grandement le suivi du projet en mobilité. Les chefs de projet comme les contributeurs peuvent actualiser le planning où qu’ils se trouvent.
La gestion automatisée des dépendances
La plupart des solutions en ligne proposent des fonctionnalités avancées comme la détection automatique des liens de dépendance entre les tâches. Tout changement apporté se répercute immédiatement sur le planning global pour en assurer la cohérence. Cela évite les erreurs et les oublis lors des modifications manuelles.
Les possibilités de personnalisation
Les outils les plus complets offrent la possibilité de paramétrer les attributs des tâches :
- la durée ;
- les ressources ;
- les dépendances.
Vous pouvez aussi personnaliser l’interface de l’outil pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque utilisateur ou organisation. On peut créer des modèles de tâches réutilisables.
Le stockage sécurisé dans le cloud
Contrairement aux supports physiques, les données sont sauvegardées automatiquement et de manière sécurisée dans le cloud. On bénéficie ainsi d’un accès permanent, même en cas de panne matérielle, de perte ou de vol. Les plannings sont également protégés contre les risques de corruption ou de modification involontaire.
La gestion avancée des ressources
La gestion avancée des ressources est une fonctionnalité clé des outils de rétroplanning modernes. En effet, la réussite d’un projet dépend grandement de la bonne affectation des équipes aux différentes tâches tout au long du cycle de vie du projet.
Les outils les plus complets permettent de créer des fiches détaillées pour chaque ressource humaine ou matérielle impliquée. On y précise leurs compétences, leurs disponibilités sur la période concernée, le taux d’occupation souhaité ou maximum, etc.
L’intégration avec d’autres outils métiers
Les projets impliquent de plus en plus souvent l’utilisation combinée de différents outils collaboratifs. Leur efficacité repose grandement sur la fluidité des échanges de données entre les applications. Les meilleurs outils de rétroplanning disposent de connecteurs permettant l’intégration poussée avec les solutions métiers clés de la conduite de projet.
Parmi les interfaces les plus utiles, la liaison avec les trackers de bugs permet de reporter automatiquement dans le planning l’état d’avancement de la correction des anomalies. De même, les outils de gestion de contenu ou les éditeurs de documents en ligne facilitent le partage transversal de l’ensemble de la documentation de référence.
Les fonctions clés à évaluer
Avant de choisir son outil de rétroplanning en ligne, il faut analyser précisément ses besoins et d’évaluer certaines fonctionnalités clés :
- Le nombre d’utilisateurs et la collaboration simultanée
- Les formats de fichiers exportables
- La gestion avancée des dépendances
- Le niveau de personnalisation
- L’intégration avec d’autres solutions
- Le support et l’assistance proposés
- Le coût et la flexibilité de la tarification
- Le niveau de sécurité et la politique de sauvegarde
En fonction de la taille, de la complexité et du cycle de vie de ses projets, une même organisation peut avoir besoin d’outils différents. Il convient de tester les principales solutions pour choisir celle correspondant le mieux à ses critères.
En conclusion, le choix d’un outil de rétroplanning en ligne dépend avant tout de la maturité en management de projet de l’organisation, de la complexité de ses processus métiers et de son budget. Ces solutions cloud apportent en tout cas souplesse et collaborations indispensables aux méthodes agiles.
