De plus en plus d’entreprises sont conscientes de l’importance d’automatiser les processus métiers. Cela implique l’utilisation d’outils digitaux visant à fluidifier la réalisation des tâches habituellement chronophages et fastidieuses. Ainsi, les collaborateurs gagnent en productivité et peuvent se consacrer davantage aux opérations essentielles. Ces nouveaux outils sont pratiques, certes, mais pour en tirer pleinement profit, les utilisateurs doivent d’abord maîtriser leur utilisation. Toutefois, c’est une étape qui prend du temps. Alors, comment procéder pour réussir cette période d’adaptation ?
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La nécessité d’intégrer certains outils digitaux au sein de votre entreprise
Tout d’abord, rappelons pourquoi la digitalisation est essentielle pour les entreprises modernes. De nos jours, les entreprises désireuses de développer leur activité doivent faire face aux défis numériques. Une efficacité opérationnelle accrue est nécessaire pour optimiser l’expérience client et rester compétitive. Avec les processus classiques, les équipes perdent beaucoup de temps. Par conséquent, ils ratent de nombreuses opportunités de croissance.
Pour booster la productivité en entreprise, de nombreuses solutions existent. Concentrons-nous sur deux outils fondamentaux, à savoir : le CRM et l’ERP. Ce sont deux sigles anglais populaires dans le monde des affaires. CRM pour gestion de la relation client et ERP pour Planification des Ressources de l’Entreprise. Avant d’aborder la nécessité d’un accompagnement dans vos projets ERP et CRM, penchons-nous sur l’utilité de ces logiciels.
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Le CRM
Comme son nom l’indique, le CRM est un outil digital spécifiquement conçu pour gérer les interactions d’une entreprise avec ses clients. Actuellement, vos employés s’éparpillent entre plusieurs tâches comme la saisie des données, l’envoi des mails et l’établissement de rapports. Grâce à l’automatisation des tâches, ils n’auront plus à faire tout cela. Désormais, le logiciel CRM s’occupe de tout.
Cette solution dédiée permet de centraliser l’ensemble des opérations liées à la gestion de la relation client. Les équipes seront donc plus réactives aux demandes clients et en mesure de fournir des services plus personnalisés à partir des informations à leur disposition. Cela est un atout précieux pour la fidélisation client.
Le CRM contribue à l’augmentation des ventes. Générant des données pertinentes en temps réel, il vous aide à mettre en place des actions marketing efficaces et ciblées pour vendre plus. En principe, une solution CRM repose donc sur 3 piliers fondamentaux afin d’optimiser les relations commerciales. Il s’agit du marketing, des ventes et du service client.
L’ERP
L’ERP, quant à lui, permet une gestion simplifiée de toutes les données de votre entreprise. Cela est possible grâce à la centralisation de ces dernières. Cet outil digital met surtout l’accent sur l’amélioration de l’efficacité collective à travers l’automatisation des processus métiers. C’est un allié non négligeable pour une collaboration réussie entre vos équipes. Il vous sera d’une grande aide dans la prise de décisions stratégiques.
Ainsi, CRM et ERP sont deux outils essentiels pour être opérationnel et réduire les coûts. De plus, ils aident à approfondir la connaissance de vos clients, à augmenter vos ventes et à dépasser vos concurrents.
Contactez des experts pour la mise en place de nouveaux outils
Qu’il s’agisse d’un CRM, d’un ERP ou d’un autre outil digital, la mise en place et le déploiement ne sont jamais simples. Il faudra d’abord choisir des solutions adaptées à votre secteur d’activité et à votre entreprise. C’est pour cela qu’une prestation d’audit et de conseil est indispensable. Bien entendu, pour cette étape, vous devez faire appel à un expert en transformation numérique. Ce professionnel effectue en amont un diagnostic personnalisé de votre système d’information. À partir de cette analyse, il vous recommande les outils les plus appropriés selon vos besoins.
L’étape suivante consiste en l’implémentation de vos nouveaux outils. C’est une étape délicate, car il faut que les logiciels choisis intègrent parfaitement vos systèmes existants. Si vous décidez de vous occuper de l’implémentation en interne, le manque de savoir-faire risque de compromettre le projet. En revanche, des experts qualifiés veillent à ce que la mise en place soit réussie, mais leurs offres vont encore plus loin.
L’accompagnement du changement est aussi au cœur de leurs préoccupations. Pour faire simple, il s’agit de s’assurer de l’adoption des outils par vos collaborateurs. L’intégration de nouveaux outils va bouleverser le quotidien de vos employés. Ils auront certainement besoin de temps pour se familiariser avec les logiciels et les nouveaux processus. Ainsi, les experts peuvent les épauler dans cette phase de transition afin que votre personnel surmonte tous les obstacles au développement de votre activité.
Formez correctement vos employés à l’utilisation de nouvelles solutions digitales
Cette conduite du changement va de pair avec la formation de vos équipes. Dans un premier temps, elles ont besoin de cerner et de maîtriser tous les rouages de ces solutions digitales. Quel que soit le logiciel de votre choix, une formation adaptée aux utilisateurs est essentielle. Pour cela, il faut des objectifs de formation clairs. Il convient d’éclaircir au préalable les compétences que les utilisateurs devraient acquérir à l’issue de la formation.
Il est important d’adapter le contenu de la formation à chaque profil d’utilisateurs. Pour revenir à l’ERP et au CRM, ces outils sont assez complexes à première vue, et ils impliquent des utilisateurs aux responsabilités différentes. Sans une politique bien pensée, surmonter la résistance au changement risque d’être difficile. Ainsi, pour un investissement rentable, chacun doit arriver à utiliser le logiciel de façon efficace. C’est là que la formation ciblée prend toute son importance. Elle permet de définir les sujets à prioriser pour chacun de vos employés.
Toujours dans le cadre de la préparation de la formation, il faut également penser au format le plus approprié. En présentiel ou en ligne, différentes méthodes existent. De même, les supports de formation sont aussi variés. Cela peut comprendre des études de cas et des exercices. Il reste de nombreux autres paramètres importants à tenir compte, tels que la sélection de la date et du lieu, la préparation administrative et le choix des formateurs.
Suivez les progrès de vos collaborateurs
Ça y est, vos nouvelles applications sont opérationnelles. Vous avez également pris le soin de former vos collaborateurs, mais ce n’est pas encore fini. D’autres efforts sont à engager pour être certain que le changement soit un succès.
Il est fondamental de suivre les progrès de vos collaborateurs. Cela signifie que vous devez surveiller leurs comportements au quotidien avec les nouveaux outils, s’ils s’en sortent ou s’ils rencontrent encore des difficultés. Dans leurs premiers pas, ils nécessitent certainement qu’on les épaule au quotidien afin qu’ils relèvent tous les défis. Pour garder un œil sur vos équipes, vous pouvez mettre en place divers outils de suivi et prendre des décisions appropriées à partir des retours obtenus.
Les logiciels tels que les ERP et les CRM représentent désormais des leviers indispensables pour développer votre business. Comme vous avez pu le voir, l’automatisation des tâches constitue la clé pour un pilotage efficace de votre activité. Finis les erreurs répétitives et les temps perdus dans les opérations à faible valeur ajoutée. Vous pourrez innover constamment pour être plus proche des attentes de vos clients.
Vous ne profiterez pas de tous ces atouts sans assurer au préalable l’adaptation de vos employés aux nouveaux outils digitaux. C’est un véritable processus qui va de l’audit à l’accompagnement du changement. Ces nouveautés entraîneront probablement des ruptures dans le quotidien de vos équipes. Les étapes évoquées dans cet article vous aideront justement à simplifier leur acceptation du changement. Avec une stratégie minutieusement élaborée, vous serez en mesure de bénéficier de toutes les opportunités du numérique.
