La plupart des guides sur My Arkevia application se limitent à la création de compte et à l’import de fichiers. Le paramétrage fin des notifications, la politique d’archivage conforme et le partage granulaire des documents restent pourtant les trois leviers qui déterminent l’adoption réelle de la plateforme par les salariés.
Politique de rétention dans My Arkevia : archivage probatoire et durées légales
La configuration d’archivage dans un coffre-fort numérique comme Arkevia ne se résume pas à stocker des fichiers. L’employeur qui dématérialise les bulletins de paie doit garantir au salarié un accès pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Cette contrainte réglementaire conditionne le choix du plan de classement dès le déploiement.
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Nous recommandons de distinguer trois catégories d’archivage dans l’arborescence du coffre-fort :
- Les documents à conservation longue (bulletins de paie, attestations employeur, contrats de travail) qui relèvent de l’archivage probatoire et doivent rester accessibles pendant plusieurs décennies.
- Les documents à durée intermédiaire (notes de frais validées, avenants, certificats de formation) dont la durée de conservation varie selon leur nature juridique.
- Les documents temporaires (convocations, communications internes) qui peuvent être purgés après quelques années sans risque de non-conformité.
Ce découpage évite l’accumulation de fichiers obsolètes qui ralentit la navigation et complique les recherches. Dans My Arkevia, chaque dossier peut recevoir une règle de rétention distincte, ce qui permet d’automatiser la gestion du cycle de vie documentaire sans intervention manuelle récurrente.
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Notifications My Arkevia : configurer les alertes sans noyer les utilisateurs
Un coffre-fort numérique dont personne ne consulte les alertes est un coffre-fort mort. La tendance depuis 2023-2024 va vers des notifications automatiques multi-canales (e-mail et push mobile) déclenchées à chaque nouveau document disponible. My Arkevia s’inscrit dans cette logique, avec un système d’alertes paramétrable par l’administrateur et par le salarié.
Fréquence et canal : le bon réglage
Trois fréquences sont généralement proposées : immédiate, quotidienne, hebdomadaire. Pour les bulletins de paie, la notification immédiate se justifie. Un salarié attend son bulletin, le consulte dans les heures qui suivent sa mise à disposition, puis n’y revient que rarement.
Pour les autres documents (attestations, documents de gestion courante), un récapitulatif hebdomadaire réduit le bruit sans compromettre la réactivité. Nous observons que les entreprises qui laissent la fréquence en mode « immédiat » sur tous les types de documents provoquent un effet de saturation. Les salariés finissent par désactiver toutes les alertes, y compris celles qui comptent.
Personnalisation côté salarié
L’administrateur définit les réglages par défaut, mais le salarié doit pouvoir ajuster ses préférences dans l’application. Cette autonomie limite les demandes au service RH et améliore le taux de consultation réel des documents déposés dans le coffre-fort sécurisé.
Partage de documents dans le coffre-fort numérique Arkevia
Le partage est la fonctionnalité la plus sensible d’un coffre-fort numérique orienté RH. Mal configuré, il expose des données personnelles. Trop verrouillé, il empêche les flux de validation légitimes.
Dans Arkevia, le modèle repose sur un contrôle d’accès par document et par utilisateur. L’administrateur attribue des droits de lecture, de dépôt ou de téléchargement selon le profil (RH, manager, salarié). Chaque niveau d’accès est traçable.
Scénarios de partage courants
Le cas le plus fréquent concerne la mise à disposition des bulletins de paie par le service paie vers les coffres individuels des salariés. Ce flux est unidirectionnel : le salarié reçoit, consulte et télécharge, mais ne modifie pas le document source. Aucun partage latéral entre salariés n’est activé par défaut, ce qui protège la confidentialité des informations de rémunération.
Le second cas concerne le partage de documents entre un salarié et un tiers extérieur (banque, bailleur, administration). La plateforme permet de générer un lien temporaire d’accès sécurisé, avec une date d’expiration. Ce mécanisme évite l’envoi de fichiers sensibles par e-mail non chiffré.
Piège à éviter sur les droits hérités
Lorsqu’un dossier parent possède des droits larges et qu’un sous-dossier contient des fichiers confidentiels, les droits hérités peuvent créer une faille. Vérifier systématiquement les droits au niveau du sous-dossier avant d’y déposer des documents sensibles reste une précaution que beaucoup d’administrateurs négligent au déploiement.
Sécurité et accès mobile à My Arkevia application
L’accès mobile n’est plus optionnel. Les salariés consultent leurs bulletins de paie et attestations depuis leur smartphone, souvent en dehors des heures de bureau. My Arkevia propose un accès web responsive et, selon les intégrations SIRH, une application dédiée.
Côté sécurité, le coffre-fort numérique repose sur un chiffrement des données et une authentification individuelle. Nous recommandons d’activer la double authentification dès que la plateforme le permet. Un mot de passe seul ne suffit plus, surtout sur un terminal mobile partagé ou peu protégé.
- Activer la double authentification pour tous les comptes salariés, pas uniquement pour les administrateurs.
- Définir une politique de mot de passe avec une longueur minimale et un renouvellement périodique.
- Restreindre les sessions simultanées pour limiter les risques en cas de vol de terminal.
La solution Arkevia stocke les documents conformément aux exigences réglementaires sur la conservation sécurisée. L’accessibilité à long terme des fichiers dépend toutefois de la pérennité du format : privilégier le PDF/A pour les documents archivés garantit une lisibilité indépendante de l’évolution logicielle.
Un déploiement réussi de My Arkevia repose moins sur l’outil lui-même que sur la rigueur du paramétrage initial. Notifications calibrées par type de document, archivage aligné sur les durées légales, droits de partage vérifiés dossier par dossier : ces trois réglages conditionnent la conformité du coffre-fort et l’utilisation effective par les salariés sur la durée.
